ПОЛОЖЕНИЕ

об Отделе делопроизводства и организационной работы

Министерства здравоохранения Кыргызской Республики

1. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства и организационной работы (далее – отдел) является структурным подразделением центрального аппарата Министерства здравоохранения Кыргызской Республики, (далее - министерство) осуществляющим формирование единой системы делопроизводства и номенклатуры дел министерства.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Кыргызской Республики, нормативными правовыми актами Кыргызской Республики, Положением о министерстве, решениями министерства, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными, подведомственными подразделениями министерства и организациями здравоохранения.

2. Основные задачи отдела

2.1. Основными задачами отдела являются:

- ведение и совершенствование документационного обеспечения деятельности структурных подразделений центрального аппарата и подведомственных организаций министерства, организаций здравоохранения на основе современных технических средств;

- организация работы по комплектованию и использованию документов, образовавшихся в процессе деятельности;

- информационно-консультативное обеспечение относительно правил и процедур документооборота;

- обеспечение контроля исполнения документов и поручений вышестоящих органов в структурных подразделениях центрального аппарата и подведомственных организациях министерства, и организациях здравоохранения в пределах полномочий отдела;

- обеспечение контроля исполнения корреспонденции, поступающей из стран ближнего и дальнего зарубежья, министерств, комитетов, гос. агентств, организаций и предприятий Кыргызской Республики, а также из подведомственных организаций, организаций здравоохранения, от граждан;

- обеспечение режима секретности сотрудниками министерства при работе с документами;

- осуществление плановой целенаправленной работы, направленной на улучшение исполнительской дисциплины по работе с документами;

- оформление проектов приказов, указаний министра здравоохранения по вопросам делопроизводства.

3. Функции отдела

3.1. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

- оказывает практическую и методическую помощь по вопросам делопроизводства, работы с письмами и обращениями граждан сотрудникам структурных подразделений центрального аппарата, подведомственных организаций министерства, организаций здравоохранения;

- участвует в разработке проектов нормативных правовых актов и решений министерства, относящихся к компетенции отдела;

- обеспечивает оперативное прохождение документов в министерстве, разрабатывает предложения по оптимизации документооборота, ведения справочно-информационной работы по входящим и исходящим документам;

- составляет отчеты, информационно-методические материалы по актуальным вопросам в пределах своей компетенции;

- организует работу по контролю за исполнением Указов, постановлений, распоряжений и директивных документов Администрации Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, Кабинета Министров Кыргызской Республики, приказов и распоряжений министерства и соблюдению Регламента работы в структурных подразделениях центрального аппарата министерства;

- осуществляет прием, регистрацию, сканирование, контроль за своевременным и качественным исполнением документов, нормативных правовых актов, поручений, протокольных поручений, запросов, заявлений и обращений граждан, телефонограмм, поступивших из Администрации Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, Кабинета Министров Кыргызской Республики, направляет их руководству министерства для ознакомления с последующим направлением в соответствующие структурные подразделения центрального аппарата министерства, подведомственные организации и организации здравоохранения на исполнение, контролирует их исполнение;

- осуществляет подготовку ответов на письма и поручения, поступающих из Администрации Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, Кабинета Министров Кыргызской Республики, а также других министерств и ведомств;

- проводит работу по ознакомлению работников центрального аппарата министерства с нормативными правовыми актами, поступающими из вышестоящих органов;

- осуществляет регистрацию, сканирование приказов, актов министерства и обеспечивает контроль за их исполнением;

- осуществляет регистрацию, сканирование и отправку исходящей корреспонденции;

- проводит анализ по структуре поступающей документации и осуществляет работу по формированию почты министерства, комплектованию и использованию документов, образовавшихся в процессе деятельности отдела;

- разрабатывает номенклатуру дел министерства и ведет работу в соответствии с номенклатурой дел;

- осуществляет подготовку материалов, организационные мероприятия на коллегию министерства;

- формирует повестки дня плановых совещаний министерства, обеспечение совещаний и других мероприятий, проводимых министерством;

- организует аппаратные совещания министерства, составляет график планерок, аппаратных совещаний и осуществляет контроль по исполнению поручений руководства;

- организует проверку деятельности подведомственных организаций по вопросам состояния работы с документами и докладывает руководству по результатам;

- проводит анализ по состоянию исполнительской дисциплины, еженедельно информирует руководство министерства о ходе выполнения находящихся на контроле документов;

- осуществляет контроль над улучшением исполнительской дисциплины в центральном аппарате министерства и вносит предложения по применению поощрений и привлечению к дисциплинарной ответственности;

- организует работу по приему Общественной приемной министерства, проводит анализ по состоянию исполнения письменных, устных заявлений и обращений граждан;

- проводит политику по государственному языку и оказывает содействие в подготовке документов на государственном языке;

- выполняет иные функции в пределах компетенции Управления, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики;

- осуществляет подготовку и сдачу документов по делопроизводству в архив;

- участвует в рабочих группах, комиссиях и выполняет разовые поручения руководства.

4. Полномочия отдела

4.1. Отдел для решения стоящих перед ним задач и выполнения возложенных на него функций, обладает следующими полномочиями:

- запрашивать и получать от структурных подразделений центрального аппарата министерства, подведомственных организаций, организаций здравоохранения материалы и информации, необходимые для выполнения функций, возложенных на отдел;

- осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных и подведомственных подразделениях министерства, организациях здравоохранения, соблюдения трудовой дисциплины;

- возвращать исполнителям в структурные подразделения центрального аппарата министерства и подведомственных организаций, организаций здравоохранения для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;

- пользоваться печатями и бланками министерства;

- вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

- вносить предложения по подготовке, переподготовке, повышению квалификации сотрудников отдела министерства;

- давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящих в компетенцию отдела;

- участвовать в совещаниях, семинарах, конференциях по вопросам делопроизводства;

- вносить предложения по применению поощрений и привлечению к дисциплинарной ответственности сотрудников министерства в своей компетенции;

5. Организация работы отдела

5.1. Отдел имеет в своем составе:

- Общественную приемную;

5.2. Отдел возглавляет заведующий. В отсутствии заведующего его обязанности исполняет главный специалист, а в его отсутствие ведущий специалист по делопроизводству.

5.3. Численный состав отдела определяется согласно штатному расписанию министерства.

6. Заключительные положения.

6.1. Сотрудники отдела обязаны соблюдать этические нормы поведения, установленные законодательством Кыргызской Республики для государственных служащих.

6.2. Сотрудники отдела в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения возложенных на них должностных обязанностей, совершения противоправных действий (бездействий) несут дисциплинарную, административную, материальную и уголовную ответственность в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

6.3. Сотрудники обязаны хранить государственную, служебную, коммерческую и иную охраняемую законом тайну, полученную при осуществлении своих полномочий.